Loại bỏ những nhiệm vụ không đem lại giá trị ra khỏi công việc

Để tăng năng suất làm việc, chúng ta nên tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị. Một trong những việc để tập trung, tránh bị phân tâm là cắt giảm và loại bỏ những công việc không đem lại giá trị ra khỏi công việc.

Ví dụ: Với các câu trả lời "Có" thì hãy cố gắng giảm thiểu hoặc bỏ những hoạt động tương ứng ra khỏi công việc mình

1. Bạn có làm việc gì mà không ai có vẻ được hưởng lợi từ đó? 

- Hãy dừng lại. Bạn sẽ sớm tìm ra việc nào thực sự cần.

2. Bạn có thường xuyên trả lời email, tin nhắn văn bản, tin nhắn thoại ...?

- Hãy trả lời trước những nhiệm vụ quan trọng. Đặt ra một khoảng thời gian trong ngày để xử lý email. Không nên ngưng lại công việc đang làm chỉ vì email hay những gián đoạn tương tự.

3. Bạn có thường nghe điện thoại không?

- Bạn có thể để chế độ trả lời tự động rồi gọi lại sau.

4. Bạn có thường phải đối mặt với những vị khách không mời mà bạn có thể tránh?

- Giải thích với họ rằng bạn đang bận. Đề nghị mọi người sắp xếp thời gian trước khi gặp bạn. Nếu không thể tránh, hãy lịch sự giải thích rõ ràng và tập trung vào nội dung chính của cuộc nói chuyện.

5. Bạn có gặp nhiều gián đoạn khác trong công việc không?

- Nếu thường xuyên bị ngắt quãng giữa chừng, khối lượng công việc mà bạn có thể hoàn thành sẽ giảm. Hãy đặt ra quy tắc cho những lúc bị gián đoạn.

6. Bạn có dành một lượng thời gian đáng kể để phân loại công việc hoặc sắp xếp giấy tờ không?

- Phân loại công việc sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, nhưng đừng dành thời gian cho việc đó. Nếu đang làm quá nhiều hãy điều chỉnh lại cho phù hợp với thời gian bạn có.

7. Bạn có dành một lượng thời gian không hợp lý để lên kế hoạch, thay vì thực hiện công việc không?

- Hãy lên kế hoạch trong thời gian ngắn. Việc lên kế hoạch rất cần thiết, giúp bạn làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Nhưng bạn chỉ đạt được kết quả khi thực hiện, chứ không phải chỉ nhờ lên kế hoạch.

8. Bạn có dành quá nhiều thời gian để làm những công việc ở mức ưu tiên thấp, trong khi đáng ra bạn phải làm những công việc ở mức ưu tiên cao trước không? 

- Xây dựng kế hoạch công việc và bắt đầu với công việc được ưu tiên nhất.

9. Bạn có thường bị gián đoạn vì phải làm công việc cấp thiết, thay vì công việc quan trọng không?

- Hãy làm việc quan trọng trước. Nếu không thể tránh các nhiệm vụ cấp thiết, hãy làm chúng vào thời điểm bắt đầu hoặc thời điểm cuối ngày.

10. Bạn có thường giúp đỡ người khác trong khi đáng ra từ chối không?

- Thỉnh thoảng hãy nói "không".

11. Có phải bạn không muốn ủy thác nhiệm vụ bởi bạn chưa tin tưởng ai để hoàn thành nhiệm vụ đó.

- Hãy tin tưởng và ủy thác trách nhiệm. Nếu bạn không bao giờ ủy thác, họ sẽ không biết cách làm. Mỗi lần không ủy thác trách nhiệm, bạn sẽ không thể làm được những việc khác mà đáng ra bạn phải làm.

12. Bạn có thường dành nhiều thời gian để giải quyết vấn đề hoặc làm hộ việc của người khác không?

- Cố gắng hỗ trợ đồng nghiệp chứ không phải bỏ lại việc của mình và làm hộ phần việc của họ.

13. Bạn có thường phải làm lại những việc bị làm sai hoặc không đảm bảo chất lượng không?

- Làm lại việc sẽ gây mất thời ian. Hãy tránh tình huống này bằng cách hiểu rõ các yêu cầu ngay từ ban đầu - bao gồm mức độ chất lượng được yêu cầu.

14. Bạn có hay nói chuyện phiếm ở nơi làm việc hoặc quán cà phê không?

- Hãy kiểm soát bản thân. Chúng ta cần tương tác, và một số vấn đề có thể giải quyết nhờ những cuộc nói chuyện nhanh. Nếu cuộc nói chuyện kéo dài hơn 30 phút, hãy giảm thời gian xuống.

15. Bạn có dành một lường thời gian đáng kể cho những cuộc họp không hiệu quả không?

- Tham dự những cuộc họp có mục tiêu rõ ràng.

16. Bạn có dành một lượng thời gian đáng kể để di chuyển giữa các địa điểm không?

- Việc đi lại mất nhiều thời gian. Nhiều cuộc họp trực tiếp cũng không quá quan trọng. Hãy thay đổi bằng các cuộc gọi hay cuộc gọi video.

17. Bạn có dành nhiều thời gian để trau chốt những công việc không quá cầu kỳ không?

-  Chất lượng nội dung quan trọng hơn là chỉ tập trung bên ngoài.

18. Bạn có đang lãng phí thời gian vào việc nhảy từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ kia mà chưa hoàn thành bất cứ thứ gì không?

- Hãy lên kế hoạch, xác định các ưu tiên và hoàn thành chúng.

Người viết: Nguyễn Trần Thị Ghi Na

Công ty CP tư vấn Kiểm định Xây dựng Quốc Tế

Theo checklist thông minh cho mọi dự án