Cảnh báo quá tải: Khi nào quyết định cần tìm sự trợ giúp ngay lập tức

Trong công việc, ai cũng có lúc cảm thấy quá tải. Điều quan trọng là nhận biết được những dấu hiệu này để kịp thời tìm kiếm sự hỗ trợ và giải pháp.

Dưới đây là 15 câu hỏi giúp bạn đánh giá tình hình hiện tại và gợi ý cách vượt qua. Với những câu trả lời "Có", bạn hãy tìm kiếm sự trợ giúp.

1. Bạn có bao giờ thấy mình không biết nên làm những gì?

- Nếu có, hãy thử liệt kê tất cả các nhiệm vụ, ước tính thời gian hoàn thành và sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên bằng ma trận Eisenhower (quan trọng/khẩn cấp)

- Hãy đề nghị quản lý giải thích chi tiết và dễ hiểu những gì bạn cần làm.

- Nếu không thể xin ý kiến, hãy hỏi người đồng nghiệp làm công việc tương tự.

2. Bạn không hoàn thành được những việc phải làm?

- Tập trung và ưu tiên. Tiếp tục làm việc theo danh sách này.

- Hãy thử sử dụng các công cụ quản lý thời gian.

- Chia nhỏ công việc thành các bước nhỏ hơn, đặt deadline cho từng bước và theo dõi tiến độ

3. Bạn không chắc chắn về cách ưu tiên công việc của mình?

- Xem phần ưu tiên khối lượng tại đây. 

4. Bạn không hoàn thành được tất cả các công việc ưu tiên của mình?

- Đánh giá lại cách bạn sử dụng thời gian trong ngày, xác định lý do và tìm kiếm các phương pháp làm việc hiệu quả hơn như Pomodoro.

Biểu đổ quản lý tiến độ công việc

- Sử dụng checklist này để tìm kiếm sự giúp đỡ hoặc phát triển một kế hoạch nâng cao kỹ năng.

- Hãy nhờ giúp đỡ hoặc làm việc hiệu quả hơn.

5. Bạn có đánh giá tất cả những gì mình đã làm là không cần thiết không?

- Xem phần loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết tại đây.

6. Danh sách nhiệm vụ của bạn có liên tục dài ra không?

- Cắt giảm khối lượng công việc hoặc tìm sự giúp đỡ hoàn thành.

7. Nếu từng làm thêm giờ bạn có muốn cẳt giảm độ dài danh sách nhiệm vụ có thể hoàn thành không?

- Dành thời gian để loại bỏ nhiệm vụ tồn đọng là việc cần thiết, nhưng đừng biến nó thành thói quen.

8. Bạn có thường xuyên mang việc về nhà không?

- Hãy tập trung ưu tiên vào công việc quan trọng và tìm kiếm sự giúp đỡ.

- Tìm cách hoàn thành công việc trong giờ làm việc.

9. Danh sách nhiệm vụ của bạn có tiếp tục mở rộng không?

- Xem lại danh sách và ưu tiên công việc.

- Đánh giá lại khối lượng công việc.

- Trao đổi với quản lý về việc phân bổ lại công việc.

- Tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp.

10. Bạn có thiếu kỹ năng hoặc năng lực để làm tất cả những gì phải làm không?

- Tham gia những khó đào tạo liên quan. Xem phần nhận hỗ trợ từ nhà quản lý nghiệp vụ.

11. Bạn có thể dùng cách nào để tăng khả năng làm việc không?

- Lập kế hoạch hoặc ưu tiên công việc quan trọng, ủy thác cho người khác nhiều hơn, học hỏi nhiều kỹ năng, khóa đào tạo hoặc công cụ.

- Tham khảo lời khuyên từ người có kinh nghiệm đi trước.

12. Bạn có phải là người duy nhất biết cách làm một thứ gì đó?

- Đào tạo thế hệ kế tiếp để có nguồn lực xử lý các trường phát sinh.

- Điều này không chỉ giúp giảm tải công việc cho bạn mà còn nâng cao năng lực chung của cả đội.

13. Bạn có đang làm công việc nào mà bạn không có sự cho phép hoặc ủy quyền cần thiết không?

- Hãy từ chối. Xem phần thời điểm và cách thức từ chối một nhiệm vụ.

14. Bạn có đang làm công việc nào mà bạn cảm thấy không nên làm không?

- Hãy mạnh dạn nói "không" với những công việc không thuộc trách nhiệm của bạn hoặc không phù hợp với khả năng của bạn.

15. Bạn có cảm thấy mình không bao giờ có thời gian để suy nghĩ và lên kế hoạch, nhưng luôn có những nhiệm vụ đột xuất không?

- Hãy bắt đầu mỗi ngày bằng việc lên kế hoạch cho ngày mới.

- Kết thúc mỗi tuần bằng cách lên kế hoạch cho tuần.

- Suy nghĩ và lên kế hoạch hiệu quả sẽ tiết kiệm nhiều thời gian.

Kết luận:

Quản lý khối lượng công việc hiệu quả giúp bạn làm việc tốt hơn và đạt kết quả tối ư. Hãy áp dụng các câu hỏi trên trước khi đưa ra hành động, đừng ngại nhờ giúp đỡ và luôn học hỏi để cải thiện bản thân.

Dưới đây là 06 điểm quan trọng cần lưu ý trước khi đưa ra quyết định cần sự trợ giúp trong quản lý công việc.

Mind map thực hiện trước khi quyết định thời điểm nhờ đến sự trợ giúp

1. Quản lý Thời gian:

- Bắt đầu từ đâu? Liệt kê nhiệm vụ, ước tính thời gian, sắp xếp thời gian.

- Trễ deadline? Sử dụng công cụ quản lý thời gian, chia nhỏ công việc, đặt deadline cho từng bước.

- Tối ưu thời gian? Đánh giá lại cách sử dụng thời gian.

2. Ưu tiên Công việc:

- Mục tiêu? Xem xét lại mục tiêu công việc, xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất.

- Phân loại? Sử dụng ma trận Eisenhower để phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.

- Loại bỏ? Xem xét lại quy trình làm việc, loại bỏ những công việc không mang lại giá trị.

3. Khối lượng Công việc:

- Quá tải? Đánh giá lại khối lượng công việc, trao đổi với quản lý về việc phân bổ lại công việc hoặc ủy thác công việc.

4. Tìm kiếm sự hỗ trợ:

- Xác định nhiệm vụ nào cần hỗ trợ? Xác định rõ vấn đề hoặc khó khăn? Khó khăn giai đoạn nào? Mức độ nghiêm trọng ra sao? Điều gì đã được thực hiện để giải quyết vấn đề?

- Tại sao phải hỗ trợ? Việc nhận được hỗ trợ sẽ đem lại kết quả điều gì? (Hoàn thành công việc đúng hạn, cải thiện kỹ năng,...).

- Đánh giá và phản hồi. Sau khi nhận được sự hỗ trợ, đánh giá hiệu quả. Phản hồi cho người hỗ trợ.

5. Phát triển bản thân:

- Học hỏi kỹ năng mới. Tìm kiếm các khóa học, sách, hội thảo, yêu cầu hỗ trợ từ đồng nghiệp hoặc quản lý.

- Chia sẻ kiến thức. Đào tạo đội ngũ kế thừa, nâng cao năng lực chung của cả đội.

- Tìm người hướng dẫn. Tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia uy tín, cộng đồng trực tuyến hoặc diễn đàn chuyên ngành.

6. Cân bằng cuộc sống:

- Cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Tốt nhất hãy cố gắng hoàn thành công việc trong giờ làm việc.

 

Người viết: Nguyễn Trần Thị Ghi Na

Công ty CP tư vấn Kiểm định Xây dựng Quốc Tế

Theo checklist thông minh cho mọi dự án