Cách xác định công việc ưu tiên giúp tăng hiệu suất làm việc

Khi có quá nhiều việc phải làm, chúng ta phải đặt ra ưu tiên thứ tự thực hiện. Tuy nhiên, thường thì rất khó làm được việc này bởi việc đưa ra quyết định khá là khó khăn.Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách xác định và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Điều này giúp bạn làm chủ thời gian. Bí quyết không phải là làm việc nhiều hơn, mà là làm việc khoa học hơn. Ưu tiên công việc là chìa khóa để quản lý thời gian tối ưu.

Sơ đồ tư duy trong ưu tiên công việc

1. Xác định cơ sở ưu tiên công việc.

- Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện. Sau đó, đánh giá từng nhiệm vụ theo giá trị mà nó mang lại cho mục tiêu chung của bạn. Xác định các nhiệm vụ ít quan trọng hơn và lý do bạn đưa ra các quyết định này.

- Ngoài ra, bạn nên trả lời thêm hai câu hỏi:

+ Quy tắc nào xác định điều đó?

+ Với vị trí công việc hiện tại, bạn phải đạt được mục tiêu gì?

2. Hiểu rõ sự khác nhau giữa khẩn cấp và quan trọng

- Đừng chỉ đơn giản đưa lên đầu danh sách những việc khẩn cấp.

Ví dụ: 

- Ghi Na có một nhiệm vụ khẩn cấp có thể là trả lời email đồng nghiệp ngay lập tức. Trong khi đó, một nhiệm vụ quan trọng có thể là phản hồi các điều thắc mắc của khách hàng để hoàn thành hợp đồng kiểm định chất lượng công trình đúng tiến độ. Đừng để các nhiệm vụ khẩn cấp lấn át những nhiệm vụ quan trọng.

3. Hoãn lại hoặc loại bỏ những nhiệm vụ không có thời gian làm và không nên làm.

- Cần giải thích lý do tại sao việc hoãn lại hoặc loại bỏ nhiệm vụ đó là cần thiết.

4. Đưa ra nhiệm vụ quan trọng nhất

- Nếu chỉ làm được một việc, bạn sẽ làm gì? Đây chính là nhiệm vụ quan trọng nhất.

- Hãy tiếp tục như vậy cho đến khi bạn sắp xếp được mọi việc theo thứ tự.

5. Kiểm tra xem lựa chọn của bạn có phù hợp với tiêu chí bạn đưa ra không?

- Điều này giúp bạn đi đúng hướng.

6. So sánh khối lượng công việc với thời gian bạn đặt ra để hoàn thành công việc.

- Nếu khối lượng công việc nhiều hơn thời gian bạn có. Hãy:

+ Loại bỏ những nhiệm vụ không đem lại giá trị ra khỏi công việc.

+ Yêu cầu sợ giúp đỡ.

+ Ủy thác công việc.

Kết luận

- Hãy luyện tập việc ưu tiên thường xuyên. Lúc đầu tốn nhiều thời gian, nhưng sau đó chỉ cần vài phút mỗi ngày.

- Bắt đầu mỗi ngày bằng việc xem lại công việc. Quyết định công việc quan trọng nhất là gì và hoàn thành những việc gì?

- Đừng để những nhiệm vụ khó, không thoải mái và không rõ ràng đến cuối danh sách.

- Dựa vào mục tiêu để đặt ra ưu tiên.

Người viết: Nguyễn Trần Thị Ghi Na

Công ty CP tư vấn Kiểm định Xây dựng Quốc Tế

Theo checklist thông minh cho mọi dự án