Úy thác không chỉ là giao việc, khám phá bí mật trao quyền và tạo động lực

Bạn có ước mình có thêm nhiều cánh tay để giải quyết hết mọi việc? Khi công việc chồng chất, chia sẻ trách nhiệm là chìa khóa. Đừng ngần ngại trao quyền cho người khác.

Ủy thác không chỉ là giao việc cho người khác, mà còn là một nghệ thuật. Ủy thác không đơn giản chỉ là nói "Anh làm việc này giúp tôi". Nó đòi hỏi sự suy nghĩ, chiến lược và kỹ năng giao tiếp tốt. Hãy sẵn sàng để trở thành một người biết cách trao quyền và truyền cảm hứng cho đội ngũ của mình.

Để ủy thác, hãy suy nghĩ:

1. Tại sao bạn lại ủy thác công việc? Hãy giải thích lý do cho người bạn sẽ ủy thác.

- Khi bạn giải thích lý do ủy thác, người được ủy thác sẽ hiểu rõ hơn về bối cảnh và mục đích của công việc. Điều này tạo động lực và cam kết hơn.

Ví dụ:

Thay vì nói "Anh làm báo cáo này giúp tôi," hãy nói "Tôi muốn anh phụ trách báo cáo này để anh có cơ hội thể hiện khả năng phân tích của mình và đóng góp vào dự án quan trọng này.

2. Hãy tự hỏi - việc ủy thác này có hợp lý không?

Ví dụ

- Khi bạn không có đủ thời gian: Nếu bạn quá bận rộn với những công việc quan trọng khác, việc ủy thác những nhiệm vụ ít ưu tiên hơn sẽ giúp bạn giải phóng thời gian và tập trung vào những gì thực sự quan trọng.

- Khi nhiệm vụ quá nhạy cảm hoặc quan trọng: Đối với những nhiệm vụ liên quan đến thông tin bảo mật hoặc có ảnh hưởng lớn đến công ty, bạn nên cân nhắc kỹ có nên ủy thác hay không trước khi đưa ra quyết định.

3. Đảm bảo bạn hiểu về nhiệm vụ mà mình ủy thác và có thể giải thích nó.

- Khi bạn có thể giải thích nhiệm vụ một cách rõ ràng và dễ hiểu, người được ủy thác sẽ:

+ Hiểu rõ mục tiêu: Biết chính xác những gì cần đạt được.

+ Nắm được mức độ quan trọng công việc ủy thác: Họ sẽ biết được trách nhiệm với công việc

+ Tập trưng vào công việc ưu tiên: Họ biết làm như thế nào, tránh lãng phí thời gian và công sức.

4. Bạn sẽ để cho người được ủy thác tự do làm việc ở mức nào?

- Họ làm theo cách của bạn hay có thể chủ động tìm cách: Mức độ tự do bsẽ ảnh hưởng đến cách họ tiếp cận nhiệm vụ, động lực làm việc và kết quả cuối cùng.

- Hãy rõ ràng về kỳ vọng của bạn: Cho dù bạn chọn mức độ tự do nào, hãy đảm bảo rằng bạn đã truyền đạt rõ ràng kỳ vọng của mình về kết quả cuối cùng, chất lượng công việc, và thời hạn hoàn thành.

- Linh hoạt điều chỉnh: Mức độ tự do không phải là cố định. Bạn có thể điều chỉnh mức độ tự do tùy theo tình hình thực tế và sự phát triển của người được ủy thác.

5. Bạn chỉ cần nói qua kết quả mà bạn muốn hay giải thích cặn kẽ từng bước thực hiện?

- Đây là một quyết định quan trọng:  Ảnh hưởng đến cách người được ủy thác tiếp cận nhiệm vụ và mức độ tự chủ của họ.

- Khi nào chỉ cần nói kết quả mong muốn?

+ Khi bạn muốn khuyến khích sự sáng tạo và chủ động.

+ Khi người được ủy thác có kinh nghiệm và năng lực

+ Khi nhiệm vụ không đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ các quy trình

- Khi nào nên giải thích cặn kẽ từng bước thực hiện?

+ Khi người được ủy thác là người mới hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm.

+ Khi nhiệm vụ đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy trình.

+ Khi bạn muốn kiểm soát chặt chẽ quá trình thực hiện.

- Hãy linh hoạt trong việc lựa chọn giữa việc chỉ nói kết quả mong muốn hay giải thích cặn kẽ từng bước thực hiện. Điều này phụ thuộc vào tình huống cụ thể, kinh nghiệm và kỹ năng của người được ủy thác, cũng như tính chất của nhiệm vụ.

6. Xác định người làm nó. Họ có kỹ năng và năng lực không? Họ sẽ cần bạn giúp gì?

- Chọn đúng người và hỗ trợ tạo điều kiện tốt nhất để người được ủy thác hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc.

- Đánh giá khách quan: Đừng để cảm xúc cá nhân ảnh hưởng đến quyết định của bạn. Hãy đánh giá khách quan năng lực và kỹ năng của từng nhân viên.

- Trao đổi thẳng thắn: Hãy nói chuyện với người được ủy thác để hiểu rõ hơn về khả năng, kinh nghiệm và mong muốn của họ.

- Đề xuất hỗ trợ: Nếu người được ủy thác cần sự hỗ trợ, hãy sẵn sàng giúp đỡ họ. Điều này thể hiện sự tin tưởng và quan tâm của bạn đối với họ.

7. Giải thích tầm quan trọng và tính gấp rút của công việc.

- Việc này đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy người được ủy thác hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và đúng thời hạn. 

8. Kiểm tra xem liệu họ có thời gian để làm việc đó không?

- Hỏi trực tiếp: Đơn giản là hỏi họ  thẳng thắn và chân thành.

Ví dụ: "Anh/Chị có nghĩ mình có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này trong thời hạn không?"

- Xem xét khối lượng công việc hiện tại của họ: Nếu bạn biết người được ủy thác đang bận rộn với những công việc khác, hãy cân nhắc lại việc ủy thác hoặc điều chỉnh thời hạn hoàn thành.

- Cùng nhau lập kế hoạch: Nếu người được ủy thác đồng ý nhận nhiệm vụ, hãy cùng họ lập một kế hoạch chi tiết để đảm bảo họ có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn.

9. Giúp họ ưu tiên nhiệm vụ đó với công việc khác của họ.

- Giải thích rõ ràng mức độ ưu tiên.

- Cùng nhau xem xét lại danh sách công việc.

- Đặt ra thời hạn rõ ràng.

- Cung cấp sự hỗ trợ.

10. Nói với họ thành công trong nhiệm vụ này sẽ trông như thế nào. Chất lượng được yêu cầu ở mức độ nào?

- Mô tả cụ thể kết quả mong muốn.

- Định lượng kết quả

- Đặt ra các tiêu chí đánh giá

11. Hãy làm rõ cách bạn kiểm soát tiến độ.

- Việc kiểm soát tiến độ là một yếu tố quan trọng để đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và đạt chất lượng mong muốn. Tuy nhiên, kiểm soát không có nghĩa là giám sát quá chặt chẽ, mà là tạo ra một hệ thống theo dõi tiến độ linh hoạt và hiệu quả.

- Đặt ra các mốc quan trọng: Chia nhỏ nhiệm vụ thành các giai đoạn nhỏ hơn và đặt ra các mốc thời gian cụ thể cho từng giai đoạn. 

- Sử dụng công cụ quản lý dự án: Theo dõi tiến độ, giao tiếp với người được ủy thác, và lưu trữ tài liệu liên quan.

- Báo cáo tiến độ: Để cập nhật tiến độ, thảo luận về các vấn đề phát sinh, và đưa ra các quyết định cần thiết định kỳ hoặc khi họ gặp khó khăn.

12. Cung cấp bất cứ bí kíp hoặc lời huyên nào cho người mà bạn ủy thác trước khi họ bắt đầu.

- Việc chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức của bạn sẽ giúp người được ủy thác tự tin hơn, tránh được những sai lầm không đáng có, không những hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc mà còn giúp họ phát triển và trưởng thành hơn trong công việc.

 

Người viết: Nguyễn Trần Thị Ghi Na

Công ty CP tư vấn Kiểm định Xây dựng Quốc Tế

Theo checklist thông minh cho mọi dự án