Bật mí bí kíp lập kế hoạch hiệu quả biến to-do-list không chỉ là danh sách

Bạn cần lập kế hoạch quyết định làm gì, trong thời gian bao lâu, ứng với từng hoạt động. Vì bạn thường xuyên phải làm nhiều việc hơn so với khối lượng công việc có thể hoàn thành trong khoảng thời gian cho phép. 

Hiệu quả công việc bắt nguồn từ việc bạn quản lý được kế hoạch và hành động. Hãy tham khảo một số gợi ý sau:

1. Lập to-do-list theo ngày hoặc theo tuần. Không nên lên kế hoạch quá ngắn sẽ không hiệu quả.

- Xác định 3-5 nhiệm vụ quan trọng có ưu tiên cao và có thời hạn gấp cần hoàn thành trong ngày.

2. Đặt ra mục tiêu và chỉ tiêu hoàn thành trong khoảng thời gian đã chọn.

- Mục tiêu rõ ràng và chỉ tiêu về thời gian và kết quả.

3. Chọn mức độ chi tiết của to-do-list theo thực tế. Không cần quá chi tiết trong việc lập kế hoạch.

- Chỉ liệt kê những nhiệm vụ quan trọng và cần thiết nhất trong ngày hoặc tuần.

- Tránh liệt kê quá nhiều chi tiết làm rối danh sách và gây mất tập trung.

- Sử dụng các từ khóa hoặc cụm từ ngắn gọn.

- Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên để tập trung vào việc quan trọng nhất trước.

- Sử dụng hệ thống ký hiệu hoặc màu sắc.

 

Mẫu bảng kế hoạch và tiến độ hoàn thành công vệc

4. Gộp những công việc mang hiệu quả trong cùng 1 khoảng thời gian.

- Nhận diện những nhiệm vụ có thể thực hiện cùng nhau để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc.

- Đảm bảo rằng công việc được thực hiện liên tục và có hệ thống.

Ví dụ

Có Ghi Na có hai nhiệm vụ: Phân loại hồ sơ bản vẽ và scan hồ sơ bản vẽ đó thì hãy làm cùng lúc.

- Bước 1: Chuẩn bị tài liệu và thiết bị

+ Sắp xếp tất cả hồ sơ bản vẽ cần phân loại và scan trên bàn làm việc.

+ Kiểm tra máy scan để đảm bảo hoạt động tốt.

- Bước 2: Phân loại và scan từng bước

+ Bắt đầu phân loại: Lấy bản vẽ đầu tiên, phân loại theo tiêu chí đã đặt ra.

+ Scan ngay sau khi phân loại: Đặt bản vẽ vừa phân loại vào máy scan và tiến hành scan.

+Lưu trữ bản vẽ: Sau khi scan, lưu bản vẽ vào thư mục kỹ thuật số tương ứng và đặt bản gốc vào nơi lưu trữ đã định sẵn.

- Bước 3: Lặp lại quy trình cho các bản vẽ tiếp theo

+ Tiếp tục quy trình phân loại và scan cho đến khi hoàn thành tất cả các bản vẽ.

 

5. Sắp xếp các nhiệm vụ ưu tiên theo thứ tự.

- Hãy sẵn sàng điều chỉnh thứ tự ưu tiên khi có thay đổi trong công việc hoặc tình huống mới phát sinh.

- Theo dõi tiến độ và đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng.

- Đặt thời hạn cho mỗi nhiệm vụ để tránh kéo dài thời gian không cần thiết.

 

6. Thêm thời gian cho các công việc sau (dựa vào kinh nghiệm để xác định thời gian bạn cần)

- Công việc bắt buộc làm hằng ngày.

- Công việc bất ngờ và gián đoạn.

- Công việc chưa biết cách thực hiện.

- Thời gian thư giãn, nghỉ giữa giờ.

 

7. Loại bỏ những nhiệm vụ không thể hoàn thành

- Gạch bỏ những công việc không cần thiết và không bắt buộc ra to-do-list. Giúp tập trung vào nhiệm vụ quan trọng và cần thiết hơn.

- Xác định các nhiệm vụ không cần thiết bằng cách xem lại danh sách và phân loại chúng theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.

 

+ Quan trọng và khẩn cấp: Nhiệm vụ cần được hoàn thành ngay lập tức.

+ Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Nhiệm vụ cần được hoàn thành nhưng không gấp.

+ Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Nhiệm vụ có thể được hoàn thành bởi người khác.

+ Không quan trọng và không khẩn cấp: Nhiệm vụ có thể loại bỏ hoặc hoãn lại.

 

- Chia sẻ công việc cho người khác nếu cần. Điều này giúp giảm bớt áp lực và đảm bảo rằng các nhiệm vụ vẫn được hoàn thành đúng hạn.

+ Xác định những nhiệm vụ mà bạn có thể ủy thác cho người khác. Chọn các nhiệm vụ không yêu cầu kỹ năng hoặc kiến thức chuyên môn cao mà bạn có thể dễ dàng giải thích và giao cho đồng nghiệp.

+ Liên hệ với đồng nghiệp hoặc nhóm của bạn và đề xuất chia sẻ công việc. Hãy rõ ràng về kỳ vọng và thời hạn của từng nhiệm vụ.

+ Theo dõi tiến độ và hỗ trợ khi cần thiết để đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng.

Vậy làm thế nào để xác định các công việc ưu tiên? Cơ sở nào để đưa ra quyết dịnh thực hiện nhiệm vụ là quan trọng hay khẩn cấp? 

Xem chi tiết bài viết "Cách xác định công việc ưu tiên giúp tăng hiệu suất làm việc".

 

8. Xin ý kiến của quản lý nếu bạn không hoàn thành được những nhiệm vụ quan trọng.

- Giúp bạn xác định ưu tiên công việc, tìm cách khắc phục khó khăn và đảm bảo tiến độ công việc chung.

- Lưu ý:

+ Xác định vấn đề rõ ràng: Trước khi gặp quản lý, xác định rõ ràng những nhiệm vụ bạn không thể hoàn thành và lý do tại sao. Ghi chú lại các chi tiết cụ thể và chuẩn bị sẵn thông tin để trình bày

+ Chuẩn bị giải pháp đề xuất: Trước khi xin ý kiến, hãy nghĩ về những giải pháp tiềm năng mà bạn có thể đề xuất. Điều này cho thấy bạn đã suy nghĩ kỹ lưỡng và chủ động tìm cách giải quyết vấn đề.

+ Khi gặp quản lý, trình bày rõ ràng vấn đề và lý do tại sao bạn không thể hoàn thành nhiệm vụ. Đưa ra các giải pháp bạn đã nghĩ đến và hỏi ý kiến quản lý về hướng đi tiếp theo.

 

9. Bám sám và kiểm tra thường xuyên to-do-list giúp bạn theo dõi tiến độ và đảm bảo không bỏ sót nhiệm vụ nào.

10. Đánh giá việc thực hiện to-do-list  giúp bạn xác định xem bạn có đang tiến gần đến mục tiêu hay không và điều chỉnh khi cần thiết.

11. Xem xét ý nghĩa của to-do-list  giúp bạn đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ đều có mục đích rõ ràng và đóng góp vào mục tiêu tổng thể của bạn

 

12. Kiểm tra nhật ký công việc:

- Trước khi bắt đầu một công việc, hãy kiểm tra lịch trình cá nhân để đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này giúp bạn tránh bị quá tải và quản lý thời gian hiệu quả hơn.

- Việc lập kế hoạch và ghi chú thời gian cụ thể giúp bạn đối phó với các tình huống bất ngờ. Khi những công việc khẩn cấp xảy ra, bạn đã có sẵn kế hoạch dự phòng để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng.

- Nếu bạn không thể hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng vào ngày dự định, hãy lên lịch một ngày khác để hoàn thành nó. Điều này đảm bảo rằng công việc quan trọng không bị bỏ lỡ và được hoàn thành vào thời điểm thích hợp

 

Kết luận

Lập kế hoạch chi tiết và hợp lý là yếu tố quan trọng để quản lý hiệu quả công việc và thời gian. Việc tạo to-do-list theo ngày hoặc tuần, đặt ra mục tiêu và chỉ tiêu cụ thể giúp bạn dễ dàng theo dõi và hoàn thành nhiệm vụ, tối ưu hóa thời gian và tăng hiệu suất. 

Người viết: Nguyễn Trần Thị Ghi Na

Công ty CP tư vấn Kiểm định Xây dựng Quốc Tế

Theo checklist thông minh cho mọi dự án