Quản lý công việc cá nhân – Phần 1: Khối lượng công việc

Để sử dụng thời gian hiệu quả, cần phải nắm được khối lượng công việc của mình. Bài viết mong muốn giúp bạn kiểm soát được khối lượng công việc và cách sử dụng thời gian hiệu quả tốt nhất.

Danh sách câu hỏi dưới đây giúp bạn nhanh chóng sắp xếp thời gian hợp lý. Bạn chỉ cần ước lượng để trả lời câu hỏi.

Sơ đồ tư duy khối lượng công việc

1. Bạn kỳ vọng làm bao nhiêu giờ 1 tuần?

Số giờ là A

2. Bạn dành bao nhiêu thời gian cho việc quản lý cá nhân và nhiệm vụ cơ bản hằng ngày?

2.1 Nhiệm vụ gì?

2.2 Thời gian bao lâu?

Ví dụ: Hoàn thành các giao tiếp bắt buộc (email, điện thoại …), tham gia họp, hỗ trợ người khác …

Số giờ là B1

3. Bạn có chuỗi hoạt động quản lý nhóm không?

3.1 Hoạt động gì?

3.2 Thời gian bao lâu?

Ví dụ: Phân bổ công việc, kiểm tra công việc, đánh giá hiệu suất …

Số giờ là B2

4. Bạn có chuỗi nhiệm vụ thường xuyên khác cần làm hằng ngày?

4.1 Nhiệm vụ gì?

4.2 Thời gian bao lâu?

Số giờ là B3

5. Bạn có chuỗi nhiệm vụ thường xuyên khác cần làm thêm hằng ngày?

5.1 Hoạt động gì?

5.2 Thời gian bao lâu?

Số giờ là B4

6. Bạn có nhiệm vụ phải làm định kỳ không?

6.1 Nhiệm vụ gì?

6.2 Thời gian bao lâu?

Số giờ là B5

7. Bạn có thường xuyên thực hiện các nhiệm vụ đặc thù không?

7.1 Thời gian bao lâu?

Số giờ là B6

8. Bạn có khoảng thời gian cao điểm nhất định về khối lượng trong tuần, tháng hoặc năm không?

8.1 Thời gian bao lâu?

Số giờ là E

Ta xác định được các con số sau:

- Tổng số giờ mỗi tuần ước tính: B = B1+B2+B3+B4+B5+B6

- Số giờ khả dụng thông thường: C = A – B

- Số giờ khả dụng cao điểm: F = C – E

 

Trong đó, C và F là con số quan trọng.

- C là thời gian bạn dành cho những công việc bổ sung, bao gồm dự án.

+ Nếu C âm thì bạn phải làm việc hiệu quả hơn hoặc giảm khối lượng công việc đang làm

- F là khoảng thời gian cao điểm trong năm.

+ Nếu F dương, bạn có thời gian công việc nhiều hơn, bao gồm dự án.

+ Nếu F âm, bạn cũng không đáng ngại vì nó phụ thuộc vào khoảng thời gian cao điểm của bạn kéo dài bao lâu, tần suất thế nào?

 

Ví dụ cụ thể:

- Số giờ làm việc Ghi Na kỳ vọng là 45 giờ/ tuần

- Bảng khối lượng công việc tuần là 33 giờ/ tuần, chi tiết như sau

- Khả năng đáp ứng công việc:

+ Số giờ khả dụng thông thường: C = A - B = 12 giờ/tuần

+ Thời gian cao điểm ước tính E (ước tính thời gian cao điểm dựa trên kinh nghiệm và lịch sử làm việc): 5 giờ/tuần 

+ Số giờ khả dụng cao điểm: F = C - E =  7 giờ/tuần

- Nhận xét:

+ Khối lượng công việc hiện tại ở mức cao (B = 33 giờ/tuần), chiếm 73% thời gian làm việc mong muốn (A = 45 giờ/tuần).

+ Vẫn có thời gian khả dụng cho các dự án mới trong điều kiện bình thường (C = 12 giờ/tuần).

+ Khả năng đáp ứng công việc sẽ bị hạn chế trong thời gian cao điểm (F = 7 giờ/tuần).

- Khuyến nghị:

+ Tối ưu hóa quy trình làm việc để giảm thời gian cho các nhiệm vụ thường xuyên.

+ Ủy quyền và phân công công việc cho các thành viên khác trong nhóm.

+ Xem xét lại khối lượng công việc hoặc từ chối các dự án mới nếu thời gian cao điểm kéo dài và thường xuyên.

 

Vậy làm thế nào để nâng cao hiệu quả công việc và đạt hiệu suất kỳ vọng?

07 bước cần thực hiện quản lý công việc cá nhân đạt kỳ vọng

 

1. Lập kế hoạch công việc.

- Lên kế hoạch chi tiết cho tuần, tháng. Đừng lên kế hoạch ngắn quá. Xem chi tiết tại đây

2. Xác định khối lượng công việc ưu tiên.

- Tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và cấp bách nhất. Xem chi tiết tại đây.

3. Loại bỏ những nhiệm vụ không đem lại giá trị ra khỏi công việc.

- Đánh giá và loại bỏ những công việc không cần thiết. Xem chi tiết tại đây.

4. Thực hiện check-list công việc. Xem chi tiết tại đây.

- Theo dõi tiến độ công việc và đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành.

5. Đưa ra quyết định thời điểm cần đến sự trợ giúp.

- Đừng ngại nhờ đến sự giúp đỡ khi cần thiết.

6. Nhận sự hỗ trợ từ quản lý

- Trao đổi với quản lý về khối lượng công việc và nhận sự hỗ trợ.

7. Ủy thác công việc khi quá tải

- Giao phó những công việc phù hợp cho người khác khi bạn quá tải.

 

Kết luận

Để đạt năng suất công việc như mong muốn cần phải thường xuyên bám sát và đánh giá kết quả công việc. Đồng thời, ưu tiên làm những nhiệm vụ quan trọng nhất và mang lại giá trị.  Quan trọng là tiếp cận công việc một cách có kế hoạch và chủ động để đạt được hiệu quả tốt nhất.

 

Người viết: Nguyễn Trần Thị Ghi Na

Công ty CP tư vấn Kiểm định Xây dựng Quốc Tế

Theo checklist thông minh cho mọi dự án